如果股东是海外公司，注册香港公司需要提交哪些文件？流程一样吗？

在香港注册公司，若海外公司作为股东，注册流程框架与自然人股东基本一致，但在文件准备与合规要求上存在显著差异。

此处的海外公司，是指根据香港以外的法律注册成立的法人实体，包括我国内地公司以及其他任何国家或地区的公司。

一、海外公司作为股东注册香港公司需提交的文件

1、海外公司主体资格文件

海外公司注册证书核证副本

证明海外公司是合法成立的，如所属司法管辖区无此类证书，则应提供具同等法律效力的成立证明文件。

海外公司章程核证副本

提供现行有效的公司章程（或类似组织大纲及细则），以阐明其组织架构、经营范围及对外投资的权限。

海外公司董事及股东名册核证副本

需提供显示当前董事、股东及最终实益拥有人信息的官方登记册副本。

董事会决议或股东会决议核证副本

决议应明确批准在香港设立子公司、认购股份，并授权指定人士（如某位董事）代表该公司签署所有相关的香港公司成立文件。

获授权签署人身份证明

代表海外公司签署香港公司成立文件的自然人的护照或身份证复印件。

文件格式要注意！

上诉所有非中文或英文的文件，必须附上经核证的中文或英文译本；

且“核证副本”通常指由律师、会计师或该公司高级人员核对原件后，证明其与原件相符的副本；

根据具体情况或要求，可能需进一步办理公证或认证（如海牙认证或领事认证）。

2、香港公司注册基础文件

法团成立表格

股份有限公司需填写表格NNC1，明确海外公司股东的详细资料、持股数量及股份类别。

组织章程细则

即香港公司的章程，内容需符合香港《公司条例》规定，可包含对海外股东的特殊安排。

致商业登记署通知书（IRBR1），这个是用于同时申请商业登记的。

3、合规补充文件

重要控制人登记册（SCR）资料

必须对作为股东的海外公司进行股权穿透，识别并记录对香港公司拥有重大控制权（如持有25%以上股份或投票权）的自然人（即最终实益拥有人），并提供其身份证明文件。

董事及公司秘书文件

香港公司须委任至少一名年满18岁的自然人董事，并提供其身份证明及住址证明。

同时，须委任一名常居于香港的自然人或一家香港持牌法团担任公司秘书，并提交其同意书及资料。

二、与自然人股东注册香港公司的主要差异

1、流程相同点

①均需通过香港公司注册处电子系统核查公司名称，确保不与现有名称重复，名称需包含“有限公司”字样，可保留中英文名称。

②均可选择电子申请（24小时办理）或纸本提交（递交至公司注册处），电子申请审批效率更高。

③政府审核通过后，同步发放公司注册证明书及商业登记证，后续需完成印章刻制、银行开户等事宜。

2、流程差异点

①海外公司需先完成主体文件的公证认证，自然人股东仅需提供自身身份文件复印件核验。

②海外公司作为股东时需额外向香港公司注册处提交SCR穿透材料，明确海外公司背后实际控制人，自然人股东可直接备案自身信息。

③开户时银行会对海外公司的资金来源、经营背景进行额外核查，需提供海外公司近年财务报表（经核证），自然人股东开户审核相对简便。

三、海外公司作为股东注册香港公司全流程

1、公司名称查册

通过香港公司注册处网上查册中心，查询拟定名称是否可用并符合规定。

2、准备并核证海外公司文件

整理海外母公司所需文件，并按前述要求进行核证。此步骤是前置关键，所需时间视乎文件所在地的认证流程而定。

3、编制全套注册申请文件

整合所有经核证的海外公司文件、填写完整的NNC1表格、香港公司章程草案、董事及秘书资料、SCR初步记录等。

4、递交申请并缴付费用

通过公司注册处的“注册易”电子系统或纸质方式提交申请，并在线支付注册费及商业登记费。

5、政府审批

电子申请处理迅速，最快可在1小时内获批；纸质申请通常需约4个工作日。获批后，将获发电子版或纸质的《公司注册证明书》及《商业登记证》。

6、办理后续事项

刻制公司印章，完成SCR的备存工作；

凭全套注册及经核证的母公司文件，向银行申请开设公司账户。

7、持续合规维护

包括每年提交周年申报表、更新商业登记证、妥善备存会计账目及会议记录等。若海外母公司或其实益拥有人资料发生变更，也需及时更新SCR及相关登记。

一定要注意！以海外公司作为股东注册香港公司，必须严格遵守香港的《公司条例》及反洗钱法规，确保所有提交信息及文件真实、准确、完整。