合规必看！香港公司律师公证用于国内公司注册，怎么才能不踩雷？

近日，中国法律服务（香港）有限公司公布2026年首月数据，香港公司文件公证加章转递业务量同比增长18%，其中超六成用于内地外资公司注册、股权并购中。

随着粤港澳大湾区跨境投资活跃度提升，香港公司以股东身份在内地设立子公司、合资公司时，律师公证是衔接两地法律体系、确保文件获内地市场监管部门认可的关键环节。

尤其是在国内公司注册中，律师公证的重要性不言而喻，所以一定要保证公证的合规性。

一、合规公证的核心前提

香港公司律师公证用于国内注册，需满足两项法定前提，缺一不可

1、公证主体合规

必须委托“中国委托公证人（香港）”办理，此类公证人需为香港执业满十年的资深律师，经中国司法部考核任命并备案，其资质可通过中国法律服务（香港）有限公司官网查询。普通香港律师或国际公证人出具的文件，无法被内地机构认可。

2、程序合规

公证文件需完成“公证+加章转递”双重程序。仅经委托公证人公证而未加章转递的文件，不具备内地法律效力，会被市场监管局、商务局等部门拒收。需注意，香港与内地属于同一国家不同法域，不适用海牙认证，切勿混淆两种程序。

二、必备合规资料清单

在用的时候，可根据注册场景（如新设公司、股权并购）准备相应材料，注意别搞错了。

1、主体资格文件

用于证明香港公司合法存续，均需提供最新有效版本

①公司注册证书（CI）原件及扫描件；

②商业登记证（BR）原件及扫描件（需已完成年度续费，处于有效期内）；

③最新周年申报表（NAR1，成立满1年公司适用）或法团成立表格（NNC1，新成立公司适用），需准确反映股东、董事、注册资本等核心信息。

2、决策性文件

证明投资行为符合香港公司内部规则

①董事会决议或股东会决议，需明确投资内地的具体事项（标的公司名称、出资额、授权代表、经营范围等），按公司章程要求由对应比例董事/股东签字，部分场景需公证人见证签字真实性；

②公司章程及修订案（如有），证明决策流程符合内部规定。

3、身份与授权文件

①法定代表人或授权代表的身份证明（护照、港澳通行证复印件，需与公司文件身份信息一致）；

②若委托内地机构/个人办理注册手续，需提供授权委托书，明确委托权限、期限，其签字真实性需经公证。

4、补充文件

①非中文文件（如英文商业登记证）需提供公证人认可的翻译机构出具的中文译本，加盖翻译章并同步公证；投资协议、合资合同（如需提交审批）需公证签署真实性；

②涉及金融、教育等负面清单行业，需额外提供商务部或地方商务厅的批准证书，公证书中需注明审批文件编号。

三、合规办理全流程

资料齐全后，全程可线上预审+线下核验结合，2026年线上优化服务缩短了办理周期，流程如下

1、明确需求，核对资料

向委托公证人说明公证用途（如“用于XX市市场监督局设立外资公司”）及用证地区，部分城市（如上海、北京）对文件表述有特殊要求，需提前确认。

同步提交所有资料扫描件，公证人初步核验文件完整性、时效性，排查信息不一致问题（如董事签字与预留样本不符）。

2、委托公证人审核与公证

公证人通过香港公司注册处系统核对文件真实性，对需签字的文件（如董事会决议），可通过视频见证方式确认签字有效性，无需当事人赴港。

审核通过后，公证人出具《公证书》，注明用途及“文件内容与原始文件一致”的公证意见，加盖公证章。

3、加章转递

公证人将《公证书》提交至中国法律服务（香港）有限公司，该机构审核公证人资质及公证程序合规性后，加盖“转递专用章”并出具转递证明，完成跨境文件效力确认。

2026年已开通线上加章申请服务，进度可实时查询。

4、内地使用与核验

领取装订成册的公证书（通常1正3副），提交至内地市场监管局等部门。

部分地区要求同步提供公证人执业证书复印件，可提前向公证人索取，确保注册流程顺畅。

四、关键合规注意事项

1、公证书有效期通常为6个月，银行开户配套公证需在3个月内使用，建议在国内注册申请前1-2个月启动公证办理，避免过期失效。若香港公司发生股东、地址变更，需重新办理公证，旧公证文件自动失效。

2、所有文件中的公司名称、董事信息、投资事项需保持统一，董事会决议内容需与公司章程、投资协议对应，避免表述模糊（如仅写“同意对外投资”而无具体标的）导致审批驳回。

最后再提一句，建议办理香港律师公证前与内地注册部门、委托公证人双重确认要求，规避流程风险，保障跨境投资注册顺利推进。